Gewerkte uren bijhouden in Excel

Veel kleine zelfstandigen kiezen voor hun tijdregistratie Excel. De gewerkte uren bijhouden in Excel heeft dan ook een aantal voordelen te bieden. Een urenstaat in Excel is namelijk digitaal, toegankelijk en gratis als je al over Microsoft Office beschikt. In principe zijn er twee manieren om werk te maken van een eigen urenstaat in Excel: je kan zelf een urenstaat in Excel maken of je kan vertrekken van een bestaande template voor tijdregistratie in Excel.

Tijdregistratie Excel: stappenplan om zelf een urenstaat in Excel te maken

Tijdregistratie in Excel is een goedkope oplossing voor wie alvast over Excel beschikt. Indien dit niet het geval is en je Microsoft Office nog moet aanschaffen, is het goed om te weten dat het in principe om een zakelijke licentie moet gaan en niet om de goedkopere licentie voor thuisgebruik. De urenregistratie in Excel 2019 is het eenvoudigst, dus is ook Microsoft Office 2019 Professional de juiste keuze. Heb je Excel geïnstalleerd? Dan kan je beginnen met het bouwen van je eigen urenstaat in Excel.

Stap 1: tijdregistratie in Excel begint met een goede voorbereiding

Een van de eerste zaken waaraan je moet denken, is hoe je je gewerkte uren gaat bijhouden in Excel. De inrichting van het werkblad is daarbij belangrijk, maar dit zal per onderneming verschillen. Denk daarom vooral goed na over welke informatie je nodig hebt. Voor de ene onderneming kan een tijdregistratie in Excel bijvoorbeeld niet zonder klantvermelding, terwijl een andere zelfstandige vooral de uitgevoerde activiteiten zal willen noteren. Bij de urenregistratie van een chauffeur moet bijvoorbeeld ook de begin- en de eindlocatie, net zoals het aantal kilometers, worden genoteerd. Bij de urenregistratie in Excel met overuren zijn andere zaken dan weer belangrijker. Maak daarom vooraf een lijstje van welke informatie de urenstaat in Excel moet bevatten.

Stap 2: automatiseren en formule voor urenregistratie schrijven

Eenmaal je dit hebt gedaan, is het aanbevolen om een aantal zaken te automatiseren. Dit is per slot van rekening wat ook urenregistratiesoftware doet. Daarvoor maak je een extra werkblad waarin je terugkerende gegevens verzamelt. Hier noteer je bijvoorbeeld de naam van de klant en daarbij het uurtarief. Het voordeel hiervan is dat je dit later niet voor elke rij opnieuw hoeft op te zoeken. In je urenstaat in Excel worden deze gegevens dan automatisch opgehaald.

Vervolgens kan je beginnen met het samenstellen van het werkblad voor tijdregistratie in Excel. Hierin neem je dan de in de eerste stap genoteerde informatie netjes in kolommen over. Sommige kolommen van je urenstaat in Excel zal je elke keer opnieuw moeten invullen, andere kolommen kan je dan automatisch ophalen uit je extra werkblad. Hierbij kan je dan een formule voor urenregistratie samenstellen die verticaal zoekt en de juiste waarde ophaalt. Als je hier geen ervaring mee hebt en je je hierin wil verdiepen, is het boek Excel voor Professionals een aanrader. Hierin vind je zowat elke handige formule voor urenregistratie terug. Dit boek is te gebruiken voor urenregistratie in Excel 2019 of in de eerdere Excel-versies.

Stap 3: met meerdere personen de gewerkte uren bijhouden in Excel mogelijk maken

Als je met meerdere mensen aan een project werkt of personeel in dienst hebt, is het natuurlijk handig dat jullie allen samen de gewerkte uren kunnen bijhouden in Excel. Ofwel werken jullie dan in een en hetzelfde werkblad, ofwel maken jullie elk een eigen werkblad. Over het algemeen is de tweede optie interessanter omdat je hier dan eenvoudiger gegevens uit kan trekken. Indien je toch voor de eerste optie kiest, moet je wel altijd noteren op wie de informatie betrekking heeft.

Ten slotte moet je voorkomen dat jullie voortdurend elkaars informatie overschrijven of elkaar blokkeren. Hiervoor moet het Excel-bestand tot een gedeelde werkmap worden gemaakt. Hiervoor ga je achtereenvolgens naar controleren, werkmap delen en bewerken. Zorg er vervolgens voor dat “gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers toestaan” is aangevinkt. Dit werkt natuurlijk enkel als de werkmap zich in een netwerklocatie bevindt.

Een alternatief is om cocreatie te gebruiken en de werkmap in OneDrive of SharePoint te plaatsen. Op de website van Microsoft lees je hoe je dit doet.

Eenvoudigere oplossing: een sjabloon voor tijdregistratie in Excel

Bovenstaande werkwijze vergt wel wat tijd en moeite, maar het kan ook eenvoudiger. Je kan namelijk perfect kiezen voor een template voor je urenstaat in Excel. Op het internet zijn er talloze templates voor tijdregistratie in Excel te vinden, maar het is wel een beetje uitkijken naar een goede template voor een urenstaat in Excel.

Wil je de werkuren bijhouden via een urenstaat in Excel? Dan is de template van Urenregistratieexcel.nl een goede oplossing. Deze template voor tijdregistratie in Excel is gemaakt voor zelfstandigen zonder personeel. Het is wel gemaakt voor Nederland en het helpt Nederlandse zzp’ers met het nagaan of ze aan het urencriterium voldoen, maar dit kan je natuurlijk gewoon uit de template voor tijdregistratie in Excel gooien. Deze template voor tijdregistratie in Excel is gratis, maar je kan ook altijd kiezen voor de uitgebreidere template voor tijdregistratie in Excel. Deze uitgebreide versie is dan weer betalend.

Naar de website van Urenregistratieexcel.nl →

Als je voor een werknemer een template voor tijdregistratie in Excel zoekt, heeft Microsoft Office dan weer een geschikt template voor jou gemaakt. Met deze template kan een werknemer dagelijks, wekelijks of maandelijks zijn gewerkte uren bijhouden in Excel. Als deze template voor tijdregistratie in Excel niet helemaal aan de wensen voldoet, moet je zeker ook even een kijkje nemen bij de vergelijkbare sjablonen voor de tijdregistratie in Excel. Deze sjablonen zijn eenvoudig aan te passen en kan je snel naar je hand zetten. Houd er wel rekening mee dat de complexiteit van een formule voor urenregistratie sterk kan verschillen. Vaak gaat het om lange ALS- en OF-functies die door elkaar worden gebruikt en die het er niet bepaald eenvoudiger op maken.

Bekijk de Office-sjablonen voor tijdregistratie in Excel →

Alternatieven voor de gewerkte uren bijhouden in Excel

Naast de voordelen van de gewerkte uren bijhouden in Excel mag je ook niet blind zijn voor de nadelen ervan. Zo is het heel moeilijk om de tijdregistratie in Excel snel in facturen om te zetten, hoewel het voor Excel-experts zeker geen onmogelijke opgave is. Maar daarenboven heb je geen app om alles even vanaf je smartphone te doen, is het allemaal wat omslachtiger en kan je koppelingen met pakweg CRM-software op je buik schrijven. Ga daarom zeker even na of tijdregistratiesoftware niet beter geschikt is dan de gewerkte uren bijhouden in Excel.

Back to top button