Urenregistratie in België
Urenregistratie heeft Belgische werkgevers en ondernemers veel te bieden, maar in de praktijk zijn er vaak nog een aantal onduidelijkheden. Op deze website is dan ook alle informatie over urenregistratie terug te vinden. Vergelijk verschillende aanbieders, ontdek wat hun plus- en minpunten zijn en ga na hoe jij je urenadministratie kan bijhouden.
Urenregistratie werknemers
Het Europese prikklokarrest heeft voor werkgevers de uren bijhouden opnieuw verplicht. Enkel door de urenregistratie te verplichten, kunnen werknemers namelijk aantonen hoeveel uren en overuren ze werkelijk hebben gepresteerd. Ook helpt urenregistratie werknemers aan te tonen of de rusttijden al dan niet worden gerespecteerd. Het is met andere woorden zo dat urenregistratie werknemers helpt om hun rechten doen gelden.
Dat een urenregistratie bijhouden verplicht is, wil echter nog niet zeggen dat een kmo of het mkb automatisch voor een prikklok hoeft te kiezen. Dit werd aanvankelijk nogal foutief in de pers gecommuniceerd, maar er zijn wel degelijk andere mogelijkheden voor de urenadministratie. Zo kan men perfect met een digitale urenregistratie werknemers opvolgen.
Toch mag het prikklokarrest niet de enige reden zijn om met behulp van een urenregistratie werknemers hun uren bij te houden. Via een urenregistratie werknemers hun uren bijhouden, heeft per slot van rekening nog meer voordelen. Zo kan er eenvoudiger worden bepaald waar er knelpunten zitten en waar er veel tijd aan verloren gaat, waarna het mogelijk is om processen te optimaliseren of bij te sturen. Daarnaast kan men door via urenregistratie werknemers hun uren bij te houden ook beter de tijdsbesteding inschatten bij projecten, kan men accuratere offertes opstellen enzovoort.
Meer informatie over urenregistratie voor het personeel →
Urenregistratie bijhouden zonder personeel
Deze vorige aspecten tonen aan waarom een urenregistratie bijhouden ook wenselijk is voor bedrijven zonder personeel. Hoewel de uren bijhouden hier wettelijk niet verplicht is, is het andermaal een belangrijke bron van informatie. Via de urenstaat kunnen er bijvoorbeeld facturen worden opgesteld. Hierbij heeft de urenstaat ook bewijswaarde en helpt het om protestbrieven te counteren. Daarnaast kan de urenadministratie opnieuw een meerwaarde zijn om accurate offertes op te stellen of het tijdsaspect bij projecten te begroten.
Ook hier kan een urenadministratie echter een nog grotere rol spelen. Dankzij de urenadministratie kan een zelfstandige nagaan waaraan hij veelal tijd verliest en hoe hij die tijd beter zou kunnen spenderen. Mogelijk is het wenselijk om de boekhouding toch niet zelf uit te voeren en uit te besteden. Misschien komt er dan net tijd vrij voor belangrijkere projecten die geld in het laatje brengen? Je merkt dat de uren bijhouden veel kan opleveren.
Meer informatie over urenregistratie bij zelfstandigen zonder personeel →
Verschillende mogelijkheden voor urenregistratie
Er bestaan verschillende mogelijkheden om de urenadministratie vorm te geven. Dit gaat van de uren bijhouden in een schriftje tot digitale urenregistratie met uiteenlopende koppelingsmogelijkheden. Elke vorm van urenregistratie heeft zijn eigen plus- en minpunten. Bovendien zal je niet bij elke vorm van urenregistratie werknemers hun uren even accuraat kunnen bijhouden.
Urenregistratie via een schriftje
De meest eenvoudige vorm van urenregistratie is alles in een schriftje noteren. Vooral in het verleden werd er vaak met zo’n schriftjes of werkbriefje gewerkt. Verschillende fabrikanten hebben hiervoor hun eigen schriftjes op de markt gebracht. Hoewel de oplagen tegenwoordig beperkter zijn, zijn ze wel nog steeds verkrijgbaar. Bekende aanbieders van dergelijke schriftjes voor urenregistratie zijn Atlanta en Sigel.
Werknemers dienden dan hun gepresteerde uren te noteren en dit binnen te geven. In de praktijk loopt dit echter niet altijd even goed. Men vergeet om de uren in te vullen, vult ze te laat in, kiest voor het betere nattevingerwerk, de blaadjes gaan verloren enzovoort. Bovendien is het heel moeilijk om op deze manier inzicht te krijgen in de urenregistratie. Daarom wordt deze vorm van urenregistratie bijhouden tegenwoordig afgeraden.
Urenregistratie in Excel
Een alternatief is de uren bijhouden in Excel. Bij deze vorm van digitale urenregistratie wordt er veelal gebruikgemaakt van Excel-sjablonen die eventueel verder worden aangepast. In theorie is er in Excel veel mogelijk en kan een urenregistratie in Excel ook verregaande inzichten bieden. In de praktijk is daar echter gespecialiseerde kennis voor nodig, zeker als er met macro’s moet worden gewerkt. Daarnaast zijn er nog een aantal aandachtspunten verbonden aan een digitale urenregistratie in Excel. Meer informatie hierover of verwijzingen naar kant-en-klare sjablonen voor de digitale urenregistratie in Excel is eveneens op deze website terug te vinden.
Meer informatie over urenregistratie in Excel →
Online urenregistratie
Vervolgens behoort ook online uren bijhouden tot de mogelijkheden. Online uren bijhouden wordt meestal aangeboden via een internettool en een applicatie die op mobiele apparaten zoals de smartphone of tablet kan worden geïnstalleerd. Bij online uren bijhouden wordt vaak een beroep gedaan op bestaande tools die als SaaS-oplossing worden aangeboden. Hiervoor zijn geen hoge investeringen nodig en de kant-en-klare tools gaan vaak heel ver, hoewel dit van urenregistratie programma tot urenregistratie programma verschilt. Bekende aanbieders hiervan zijn TimeChimp en Protime.be.
Een belangrijk pluspunt van online uren bijhouden is dat alles meteen zichtbaar is. Zo kan een klantendienstmedewerker meteen zien of er een vertraging is opgetreden en dit zo nodig naar een klant communiceren. Anderzijds kan men enkel online uren bijhouden wanneer er ook een internetverbinding voorhanden is. Voor sommige beroepen kan dit een nadeel zijn.
Prikklok
Daarnaast is er natuurlijk de eerdergenoemde prikklok. De prikklok is echter een heel beperkte vorm van urenregistratie. Bij een prikklok wordt in principe alleen vastgelegd wanneer een werknemer aan de slag is en wanneer hij stopt met werken. Door deze gegevens automatisch te verwerken kan bijvoorbeeld worden bepaald op hoeveel vakantiedagen men recht heeft of kan het verschuldigde loon worden berekend. De verregaande mogelijkheden van online uren bijhouden ontbreken echter.
Urenregistratie-applicatie
Zowel voor Android- als iOS-toestellen zijn er urenregistratie-applicaties te vinden die gratis of tegen betaling een digitale urenregistratie mogelijk maken. Bij de gratis applicaties krijgt men meestal wel advertenties te zien. De mogelijkheden van dergelijke urenregistratie-applicaties zijn eveneens beperkter. Bovendien zijn ze maar zelden in het Nederlands verkrijgbaar en kunnen ze in principe niet worden gekoppeld met andere systemen. Een uitzondering hierop zijn de urenregistratie-applicaties die worden aangeboden als aanvulling op online urenregistratie-oplossingen. Onder andere Silvasoft biedt zo’n goede urenregistratie-applicatie aan.
Maatwerkoplossingen
Ten slotte zijn er nog de maatwerkoplossingen. Hierbij is er natuurlijk veel mogelijk. Denk maar aan een installateur die op basis van de urenregistratie automatisch het verschuldigde bedrag kan laten berekenen, waarna er een factuur wordt gegenereerd. Dit kan dan ook meteen worden afgerekend en alles wordt netjes in de boekhouding verwerkt.
Meer informatie over urenregistratiesoftware →
Urenregistratie en privacybezwaren
In sommige gevallen kan het bijhouden van een urenregistratie werknemers hun privacy aantasten. Het is vooral belangrijk dat de urenregistratie wordt gebruikt waarvoor het dient: het factureren, het controleren van de rusttijden, het analyseren van werkstromen enzovoort. Het is echter niet de bedoeling dat de urenregistratie wordt gebruikt om zich in te mengen in het privéleven van werknemers. Zo was er eerder al een zaak waarbij de rechter het terecht niet vond kunnen dat een werkgever op basis van de urenregistratie grapjes maakte over een vermeende relatie van twee collega’s die elke dag op hetzelfde moment in- en uitboekten.
Daarnaast is het vooral opletten met de nieuwe generatie urenregistratie programma’s die biometrische authenticatiemiddelen gebruiken. Zo’n gewoonlijk buitenlandse urenregistratie programma’s hebben het voordeel dat het veiliger is en er minder eenvoudig kan worden gesjoemeld, maar er zijn ook risico’s verbonden aan het gebruik van bijvoorbeeld vingerafdrukken of irisscans door werknemers. Het gaat namelijk om een bijzonder persoonsgegeven dat niet zomaar mag worden verwerkt. Wel vaker oordeelt men dat werknemers geen geldige toestemming hebben gegeven omdat zo’n toestemming niet geheel vrij is. Zo’n vorm van authenticatie kan met andere woorden aangeboden worden, maar werknemers moeten ook een alternatief krijgen toegespeeld en mogen niet onder druk worden gezet om alsnog te kiezen voor de biometrische authenticatie-optie.
Urenregistratie koppelen
De mogelijkheden van een online urenregistratie programma zijn voor een groot deel afhankelijk van de beschikbare koppelingen. Zo is het vaak mogelijk om het urenregistratie programma te koppelen met facturatiesoftware, meestal van dezelfde softwareleverancier. Hierdoor kunnen geregistreerde uren automatisch in facturen worden omgezet. Ook een koppeling met projectmanagementsoftware, waarbij het natuurlijk vooral draait om het bijhouden van de gepresteerde projecturen, behoort steeds vaker tot de mogelijkheden. Een voorbeeld van een aanbieder die verschillende oplossingen aanbiedt en koppelt is e-Boekhouden.nl.
Dergelijke koppelingen maken het gebruik van een urenregistratie programma nog interessanter omdat ze nu ook nog eens in tijdswinst kunnen resulteren. Het nadeel van zo’n urenregistratie programma is dan weer dat men ook verbonden is aan de producten van een specifieke leverancier en dit ongeacht of dit nu wel de voordeligste of beste optie is.
Anderzijds zijn er ook steeds meer aanbieders die de gegevens van het digitale urenregistratie programma openstellen en zogenaamde API-koppelingen ondersteunen. Hierbij kan er eenvoudig informatie worden uitgewisseld tussen programma’s van verschillende aanbieders of met maatwerkoplossingen. In het eerste geval blijft men natuurlijk wel afhankelijk van de koppelingen die reeds zijn voorzien.
Over Urenregistratie.be
Hoewel de urenregistratie heel belangrijk en waardevol is en soms zelfs tot de verplichtingen van de werkgever behoort, staat de urenregistratie in België nog maar in de kinderschoenen. Nog te vaak blijft het beperkt tot prikklokken en schriftjes. Dit heeft enigszins te maken met de beperkte urenregistratieverplichtingen in België. In buurlanden zoals Nederland spelen gepresteerde uren bijvoorbeeld een rol bij het toekennen van fiscale voordelen aan het mkb, maar zo’n regels kennen wij in België niet. Hierdoor is de urenregistratie hier veel vrijblijvender, maar dat maakt het niet minder noodzakelijk.
Desondanks merken wij steeds meer animo voor urenregistratie op, hoewel er veelal nog een aantal vragen zijn. Via deze website willen wij duidelijkheid scheppen. We benoemen dan ook de verschillende mogelijkheden voor urenregistratie en hebben het helder over hun voor- en nadelen. Daarnaast verwijzen we geïnteresseerden door naar betrouwbare aanbieders, templates en dergelijke meer. Wij doen dit op een transparante en onafhankelijke manier.