Tijdregistratie in België

Ook in België heeft tijdregistratie veel voordelen te bieden. Een goed tijdregistratiesysteem neemt namelijk verschillende taken uit handen. Toch zijn er ook een aantal zaken waarop je moet letten als je op zoek gaat naar een tijdregistratiesysteem. Veel is daarbij afhankelijk van je eigen voorkeuren, maar ook zaken zoals de AVG-wetgeving kunnen keuzebepalend zijn. Wij leggen uit waarop je zoal moet letten, geven mee welke soorten tijdregistratiesystemen er zijn en we verwijzen je door naar goede en betrouwbare aanbieders.

Nut van een tijdregistratiesysteem in België

Het belang van een tijdregistratiesysteem kan niet worden onderschat. Een tijdregistratiesysteem is een essentieel onderdeel van elk bedrijf en helpt je op talloze manieren. Via een tijdregistratiesysteem is het bijvoorbeeld mogelijk om de aanwezigheidstijden van werknemers te monitoren en in handige rapporten te gieten. Een goed tijdregistratiesysteem zal deze gegevens ook meteen voor verdere verwerking doorsturen, bijvoorbeeld om via HR-tools automatisch loonfiches te genereren.

Daarnaast zal tijdregistratie personeel ook helpen superviseren. Met een tijdregistratiesysteem kunnen zij bijvoorbeeld vanuit huis werken, maar hebben leidinggevenden wel altijd zicht op de gepresteerde uren en de gerealiseerde taken. Hierbij kan de tijdregistratie personeel ten goede komen als het bijvoorbeeld flexibele werktijden mogelijk maakt.

Een andere mogelijkheid van een tijdregistratiesysteem is om via tijdregistratie personeel hun uren en verlofdagen in te plannen en de aan- en afwezigheden bij te houden. Daarnaast kunnen medewerkers en de door hen gepresteerde of te presteren uren aan projecten worden toegewezen. Aldus kan je via tijdregistratie personeel hun werkplanning veel eenvoudiger beheren.

Soms kan een tijdregistratiesysteem ook helpen met het naleven van de wet- en regelgevingsverplichtingen, zeker als het gaat over het beperken van het maximaal aantal gewerkte uren. Uiteindelijk is dit nog een voorbeeld van een manier waarop tijdregistratie personeel helpt, want die wetgeving is er natuurlijk om over hun welzijn te waken. In zo’n geval is het wel belangrijk dat het systeem voor tijdregistratie ook op de Belgische markt focust, want in Nederland gelden er andere regels.

Ten slotte is een tijdregistratiesysteem nuttig voor de facturatie. De tijdregistratie kan dan worden gebruikt om gepresteerde uren aan klanten door te factureren. En als een factuur wordt betwist, heeft de tijdregistratie bovendien bewijswaarde.

Tijdregistratie verplicht in België

Men zegt wel vaker eens dat een tijdregistratiesysteem in België verplicht is, maar zo eenvoudig is het niet. Wel is het zo dat het prikklokarrest duidelijk heeft gemaakt dat werkgevers een systeem op moeten zetten voor tijdregistratie. Aan dit tijdregistratiesysteem zijn echter geen eisen gesteld. Dit wil zeggen dat zelfs een papieren tijdregistratiesysteem met werkbonnen en briefjes zal volstaan. De noodzaak hiervan heeft vooral te maken met het feit dat de bewijslast bij de werkgever ligt. Enkel met een goed tijdregistratiesysteem is dit mogelijk.

Toch zijn er ook alternatieven voor zo’n tijdregistratiesysteem. Als het helemaal duidelijk is hoeveel uren een werknemer heeft gepresteerd, bijvoorbeeld omdat er geen overuren mogen worden geklopt en er geen sprake is van een flexibele regeling, is een tijdregistratiesysteem niet verplicht. Ook wanneer overuren enkel met een schriftelijke toestemming mogen worden gepresteerd en deze schriftelijke toestemmingen worden bijgehouden, is een aanvullend tijdregistratiesysteem in principe niet verplicht. De schriftelijke toestemmingen volstaan dan. In al deze gevallen is een tijdregistratiesysteem natuurlijk wel handig en aangeraden.

Eenvoudig een passend tijdregistratiesysteem vinden

Er zijn verschillende manieren waarop ondernemers hun tijdregistratiesysteem op kunnen zetten. Zo kunnen ze voor hun tijdregistratie Excel gebruiken, maar ook online tijdregistratie behoort tot de mogelijkheden. Een bekende aanbieder daarvan is GPS Tijdregistratie, maar er zijn zeker nog een aantal andere goede aanbieders van online tijdregistratie.

Tijdregistratie op papier

Een eerste tijdregistratiesysteem is heel eenvoudig: gewoon alles op papier zetten. In een schriftje worden dan de gepresteerde werkuren van die dag of week genoteerd. Vaak heeft zo’n schriftje carbonbladeren en wordt het een en ander vervolgens aan de werkgever overgemaakt. De werkbonnen van Atlanta worden veelvuldig gebruikt, maar ook Sigel en Exacompta maken heel goede bedrijfsformulieren.

Zo’n schriftjes hebben verschillende voordelen. Het is bijvoorbeeld een eenvoudige oplossing dat weinig investeringen vergt. Het lukt ook zonder smartphone of tablet en een internetverbinding is evenmin nodig.

Ecologisch is al dat papier anderzijds niet. Bovendien zit je voor je het weet met dikke mappen boordevol bedrijfsformulieren. Het digitaliseren ervan vergt dan weer veel tijd en vaak heeft men ook pas achteraf echt zicht op de prestaties. Werknemers live volgen, kan niet. Ook het analyseren is een stuk complexer. Daarenboven blijkt dat werknemers deze schriftjes niet altijd even zorgvuldig invullen.

Voor de tijdregistratie Excel gebruiken

Net zoals een tijdregistratiesysteem op papier kan worden georganiseerd, kan je voor tijdregistratie Excel gebruiken. Voor tijdregistratie Excel gebruiken, heeft een aantal voordelen ten opzichte van papieren werkbonnen. Wie voor de tijdregistratie Excel gebruikt, kan immers een aantal zaken automatiseren. Als je voor de tijdregistratie Excel gebruikt, kan je namelijk heel eenvoudig rapporten genereren en de gegevens analyseren.

Natuurlijk zijn er ook beperkingen verbonden aan Excel. Als je voor de tijdregistratie Excel gebruikt, is het bijvoorbeeld moeilijker om met verschillende personen tegelijkertijd het bestand aan te vullen en te bewerken. Wie voor de tijdregistratie Excel gebruikt, kan bovendien niet zomaar in één klik facturen opstellen en verzenden. Helemaal onmogelijk is het niet, maar vaak komt er dan wel specialistische kennis bij kijken.

Wil je voor je tijdregistratie Excel gebruiken? Dan is de tool van Urenregistratieexcel.nl een goede oplossing. Hiermee kan je voor de tijdregistratie Excel gratis gebruiken. Het is een professionele tool waarbij je data maar een keer hoeft in te voeren en alles wordt nadien in een handige en overzichtelijke urenkaart gegoten. Elk jaar start je in een lege template, maar je moet dan wel even de instellingen aanpassen. In principe kan je voor de tijdregistratie Excel gratis inzetten, maar de makers bieden ook een Premium-versie aan. De Premium-editie staat je toe om je uren ook aan projecten en klanten te koppelen en bovendien kan je het voor meerdere medewerkers gebruiken. Daarnaast krijg je ook inzicht in gefactureerde en te factureren uren en geniet je van de gratis ondersteuning van hun helpdesk. Het kost enkele tientjes en je kan meteen aan de slag.

Meer informatie over tijdregistratie in Excel →

App voor tijdregistratie gebruiken

Vind je voor de tijdregistratie Excel gebruiken om de bovengenoemde redenen geen goed idee? Dan zijn er nog een aantal andere apps voor tijdregistratie. Zo’n tijdregistratiesysteem kan je overal gebruiken, op voorwaarde dat je toestel nog voldoende energie heeft en dat je over een internetverbinding beschikt, hoewel er ook apps zijn die dit laatste niet nodig hebben.

Het grote voordeel van zo’n app is dat je de gegevens ook meteen digitaal hebt. Daartegenover staat dan weer dat veel van dergelijke apps tegen betaling worden aangeboden, maar er zijn ook een aantal gratis apps voor tijdregistratie beschikbaar. Je vindt ze terug in dit overzicht met gratis apps voor tijdregistratie. De exacte mogelijkheden verschillen per aanbieder.

Prikklok

Een prikklok is een eenvoudige oplossing waarmee de aanwezigheid en afwezigheid kan worden bijgehouden. Voor de prikklok is er een pasje nodig en een toestel dat de magnetische strip, de barcode of de chip kan uitlezen. Op basis van het in- en uitprikken heeft men vervolgens de nodige informatie voor de salarisadministratie. Voor zo’n prikklok kan je rekenen op externe aanbieders, maar je kan ook gewoon zelf een prikklok kopen en installeren. Onder andere de TimeMoto 616 is wat dat betreft een goed idee.

In de praktijk zijn de mogelijkheden beperkt omdat dit enkel werkt op een vaste fysieke locatie. Bovendien mag men het pasje niet vergeten of uitwisselen. Ook zijn de gegevens beperkt en kan de tijd bijvoorbeeld niet aan specifieke activiteiten of projecten worden gelinkt. Dit maakt de facturatie een stuk moeilijker. Het is eveneens vrijwel onmogelijk om gedetailleerde conclusies uit de data te trekken.

Wanneer er niet projectgerelateerd wordt gewerkt en het louter draait om het registreren van de aan- en afwezigheid kan een prikklok wel volstaan. In fabrieken waar de lopende band het tempo bepaalt, maakt het nu eenmaal minder uit omdat de productie zelf kan worden gemonitord.

Online tijdregistratie

Steeds meer ondernemingen kiezen voor een online tijdregistratiesysteem. Bij een online tijdregistratiesysteem worden de gegevens in de cloud bewaard. Hierdoor zijn ze steeds toegankelijk en gaan ze niet verloren. Zo’n tijdregistratiesysteem maakt het bovendien mogelijk om de voortgang live te volgen. De exacte mogelijkheden verschillen per aanbieder, maar bij de meeste aanbieders beschik je over meer mogelijkheden dan alleen tijdregistratie. Meestal kan je met het tijdregistratiesysteem met een enkele klik bijvoorbeeld facturen opstellen, rapporten raadplegen, loonfiches genereren enzovoort. Een aantal voorbeelden maken dit duidelijk.

Neem bijvoorbeeld het eerder aangehaalde GPS Time. GPS Tijdregistratie is ontworpen als uitstekende HR-tool waarmee de werkuren en de afwezigheden eenvoudig te controleren zijn. Omdat GPS Tijdregistratie een aantal tijdrovende en herhalende processen automatiseert, zorgt het voor tijdswinst. Ook de salarisadministratie verloopt eenvoudiger en de kans op fouten neemt af. In feite is GPS Tijdregistratie vooral een goede oplossing voor wie flexibel werken wil toestaan en tegelijkertijd HRM-processen wil vereenvoudigen.

Meer informatie over GPS Tijdregistratie →

Een alternatief voor de GPS Tijdregistratie is dan weer Protime, een onafhankelijk onderdeel van SD Worx. Ook Protime is een HR-oplossing en maakt het mogelijk om via tijdregistratie personeel hun aan- en afwezigheid te monitoren. Ook hier wordt de loonverwerking vereenvoudigd en kan je eenvoudig aan cost accounting doen. De mogelijkheden van Protime gaan wel nog een stuk verder, omdat het echt inzet op het optimaliseren van het personeelsbeheer.

Meer informatie over Protime →

In de hierboven aangehaalde voorbeelden wordt er voornamelijk ingezet op HR-oplossingen. Toch kunnen ook zelfstandigen zonder personeel baat hebben bij een goed tijdregistratiesysteem. Wel is het zo dat zo’n tijdregistratiesysteem aan andere eisen moet voldoen. Op deze pagina lees je meer over tijdregistratiesystemen voor zzp’ers. Een voorbeeld van een goed tijdregistratiesysteem dat we daarbij alvast benoemden, is Silvasoft. Silvasoft is een voordelige oplossing en heeft alle functionaliteiten die een kleine zelfstandige nodig heeft. Het voordeel is dat je het via allerlei modules ook altijd verder kan uitbreiden. Wil je later bijvoorbeeld ook de urenregistratie voor projectmanagement gebruiken? Dan kies je voor een extra module en maak je je tijdregistratiesysteem nog intelligenter.

Meer informatie over Silvasoft →

Maatwerk

In alle voorgaande gevallen ben je voor de tijdregistratie in principe volledig afhankelijk van de functionaliteiten die een aanbieder voorziet. Dit zal niet altijd volstaan. Bovendien is het niet altijd wenselijk dat een tijdregistratiesysteem in de cloud draait. Hoewel dit bij een betrouwbare aanbieder helemaal veilig is, hebben sommige sectoren zo’n gevoelige informatie dat ze het gewoon niet op andere servers willen zien. In dergelijke gevallen kan maatwerk een goede oplossing zijn. Hierbij wordt een tijdregistratiesysteem gemaakt op maat van hun wensen. Er is veel mogelijk, maar de prijzen lopen dan wel snel op.

Biometrische oplossingen

Ten slotte zijn er nog een aantal andere oplossingen mogelijk. Zo zijn er bijvoorbeeld biometrische terminals die vingerafdrukken, irisscans of gezichtsherkenningssoftware gebruiken. Daarbij is het vooral belangrijk om bedacht te zijn op de privacybezwaren.

Het probleem is dat zo’n gegevens persoonlijke gegevens zijn die niet zomaar mogen worden verwerkt. Werkgevers beroepen zich veelal op de toestemming van hun werknemers, maar rechters oordelen wel vaker dat zo’n toestemming niet vrij is. Dat is ook logisch: een essentieel kenmerk van een arbeidsovereenkomst is nu eenmaal het ondergeschikte verband. Opdat de toestemming echt vrij zou zijn, moet er minstens een alternatief worden aangeboden en mag er natuurlijk geen druk worden uitgeoefend. Zo kreeg in Nederland een bedrijf nog een boete van 725.000 euro omdat het vingerafdrukscans voor de tijdregistratie verplichtte. Het toont aan hoe voorzichtig je hiermee moet omspringen.

Een voorbeeld van een goed systeem is de Realand A-C071. Met dit systeem voor tijdregistratie kan je de vingerafdruklezer gebruiken, maar ook een wachtwoord en een speciale id-kaart behoren tot de mogelijkheden.

Ook gezichtsherkenningssoftware wordt steeds vaker gebruikt. Hier gelden in principe dezelfde aandachtspunten. In dit geval is de Safescan TimeMoto 838 een goed idee. Dit systeem werkt niet alleen met 3D-gezichtsherkenning, maar ook een badge of een pincode behoren tot de mogelijkheden. Als je liever een mobiele app met gezichtsherkenning gebruikt, is FaceClock ten slotte een mogelijkheid. Dit draait echter wel gewoon in de cloud.